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數(shù)字化加工

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檔案加工流程介紹

注釋：我公司建議使用我們自己的檔案加工掃描軟件，這樣便于提高工作效率和精確考核工作人員的工作績效。

1、領(lǐng)取檔案

檔案領(lǐng)取由加工方專人負責，即由項目經(jīng)理負責辦理領(lǐng)取檔案手續(xù)，其他人不得越權(quán)簽領(lǐng)檔案。
領(lǐng)取檔案時，加工方人員必須仔細與電腦登記的檔案號進行比對，確保不要少、漏。領(lǐng)取時要檢查每一份檔案是否有缺頁現(xiàn)象，如有則拒絕接收，待檔案室更正后方能領(lǐng)取。領(lǐng)取時雙方的經(jīng)辦人在交接本上簽名確認。

2、整理檔案

2.1分類、排列

檔案按實際需求進行分類，如可以按年代、按部門、按檔案性質(zhì)等條件進行分類，每類再按照時間先后順序排列存放。

2.2>編目

歸檔文件依據(jù)分類方案和編件號順序編制歸檔文件目錄。
文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型(長×寬297mm×210mm)。
文件目錄裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置檔案號、分類、年份等項目。

2.3裝盒

將歸檔文件按時間順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
檔案盒封面標明檔案號，人名等信息。檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置檔案號、分類、等必備項。
檔案盒采用無酸紙制作。
備考表：備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。
盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。
檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
日期：歸檔文件整理完畢的日期。

2.4整理裝訂的標準

掃描前通過為檔案文件分類、排序、編寫頁碼（此項用戶已經(jīng)完成）、平整、去釘、裱補、蓋章標注等整理工作，保證檔案掃描時的安全、質(zhì)量和效率。掃描完成后按規(guī)范裝訂立卷。保證檔案資料無遺漏，無插錯案袋。

對掃描檔案，在檔案袋正面固定位置蓋章標示，以區(qū)分已掃描和未掃描案；在檔案閱卷記錄處記錄掃描處理情況（處理時間，頁數(shù)，備注等）；對復制件資料在圖像和數(shù)據(jù)庫中都要標志為“復制件”。
原已規(guī)范裝訂的書本式文件，不能分拆。書本式文件若主件是原件，則其中附帶的復制件資料都當作原件。
整理時發(fā)現(xiàn)的操作人員無法處理的放錯案袋的資料，提交檔案館人員處理。
裝訂時打印新的卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄和檔案封面的紙張和字跡要求符合規(guī)范。
舊案袋上的歸檔號剪下，用白乳膠貼于新檔案封面上。
舊案袋的中所有作廢資料標記上檔案號，集中提交檔案館人員處理。
要使歸檔文件齊全完整。已破損的文件先進行修整，字跡模糊或易退變的文件先進行復印。
整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裱補和裝訂材料等符合檔案保護要求。
對于修裱成品盡量保持檔案原貌，不得損害原件上任何歷史痕跡，不得造成文字等信息洇褪擴散；修裱成品具有較高的耐折度和撕裂度，以利于延長檔案壽命；修裱成品應薄且光潔、舒展平整、質(zhì)地柔軟。裱件不崩裂，不變形走樣，托紙與檔案原件不形成空殼；需要裝訂的檔案裱件，在修裱、整裁后留有裝訂邊，以便成卷成冊裝訂。

裝訂檔案時保持規(guī)定的卷內(nèi)文件順序。

2.5托裱

檔案托裱，主要是針對社保檔案中很大一部分醫(yī)療報銷發(fā)票，有些很多張發(fā)票層疊粘貼在一張A4紙上的，需要重要每張跟原來的托紙進行分離，通過平貼的方式利用新的A4紙進行平貼，要求表面平整，不能有多余的漿糊溢出，無翹起。最終能順利通過高速掃描儀，并與原來的檔案能連為一體。

3、掃描

通過掃描的方法把以紙介質(zhì)為載體的文件資料由模擬信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，并按一定的質(zhì)量要求對電子文件進行加工和制作，然后存儲在磁盤或光盤介質(zhì)上，確保檔案電子圖像完整、清晰、無誤，保證圖像和檔案實體一一對應。

掃描方式。對于用黑白二值掃描無法正確反映其上彩色信息的檔案資料，以及彩色照片等，可使用彩色掃描；對于黑白照片及使用黑白二值掃描不能獲得清晰圖像的檔案資料，可使用灰度掃描；對于上述情況外的大部分檔案資料，使用黑白二值掃描。
選擇分辨率基準：文字和字體較大的圖紙200dpi，字體較小的圖紙300dpi，照片100dpi。可根據(jù)實際情況調(diào)整分辨率及其他相關(guān)參數(shù)。
對掃描方式和分辨率的選擇，符合以下原則：閱覽和打印圖像清晰（與原實體一致），圖像存儲量適中——A3以內(nèi)圖像的存儲量：黑白方式平均為100K以內(nèi)，彩色方式平均為300K以內(nèi)。
所有A0幅面以內(nèi)（包括A0幅面）的檔案資料按原幅面一次掃描完成，不作分幅掃描再拼接圖像。
對于特大檔案，我們采用數(shù)碼相機照相功能進行加工錄入。

4、圖像后處理

盡管系統(tǒng)已經(jīng)具備了自動去黑邊、自動糾偏、自動去空白頁的功能，但有些不能成功進行自動處理的，需要手工進行精修的圖像還是需要進行圖像后處理工序。
包括：去黑邊、糾偏、去空白頁、整理順序、裁減、調(diào)節(jié)亮度、旋轉(zhuǎn)。
對質(zhì)量不過關(guān)的圖像文件重掃。

5、錄入及目錄打印

盡管系統(tǒng)已經(jīng)具備了檔案頁屬性自動識別的功能，一方面需要進行對自動識別的結(jié)果進行校對，另一方面對于年代久遠的非印刷體檔案、非標準格式的檔案，無法進行自動識別，依然還是需要手工錄入。
注釋：該環(huán)節(jié)為可選項，可根據(jù)實際情況決定是否需要錄入。

6、驗收

由甲方組織驗收，加工方進行配合。依照驗收標準進行驗收。對于驗收不合格的檔案：
①驗收實物檔案：對于整理/裝訂不合格的檔案退回到重新裝訂工序，重新整理和裝訂。
②驗收電子檔案記錄：對于掃描不合格的檔案，退回到掃描工序，重新掃描。對于錄入不合格（包括目錄不合要求）的檔案，退回到錄入工序。
不合格部分經(jīng)過整改后，重新提交審核、驗收。